mifsasetia: Administrasi dan Tata Usaha

BAB I

Pendahuluan

Pada waktu yang lampau, pada umumnya tugas kewajiban guru hampir seluruhnya mengenai pekerjaan mengajar melulu dalam arti menyampaikan keterangan-keterangan dan fakta-fakta dari buku kepada murid, member tugas-tugas dan memeriksanya.

Waktu dan keadaan demikian di sekolah-sekolah kita sekarang telah dan sedang berlalu dengan cepat. Sekarang, guru harus juga memperhatikan kepentingan-kepentingan sekolah, ikut serta menyelesaikan bebagai persoalan yang dihadapi oleh sekolah yang kadang-kadang sangat kompleks sifatnya.

Dalam banyak hal pekerjaanya berhubungan erat sekali dengan pekerjaan seorang pengawas, kepala sekolah, pegawai tata usaha sekolah, dan berbagai pejabat inspeksi lainnya. Secara berangsur-angsur tekanan makin diberikan kepada partisipasi guru dalam administrasi pendidikan/sekolah, yakni penyelenggaraan dan manajemen sekolah khususnya dalam tata usaha.

Tokoh-tokoh pendidikan sekarang menekankan kepada gagasan tentang demokrasi dalam hidup sekolah. Guru-guru hendaknya didorong untuk ikut serta dalam pemecahan masalah-masalah administrative yang langsung mempengaruhi status professional guru.

Kegiatan partisipasi guru dalam administrasi sekolah khususnya dalam hal ketata usahaan antara lain seperti sumbangan-sumbangan guru terhadap perbaikan kesejahteraan guru dan murid, penyempurnaan kurikulum, pilihan buku-buku dan alat-alat pelajaran, dsb.

Berhubung dengan itu, sangat penting dibicarakan dalam rangka administrasi pen didikan ini tentang peranan dan tanggungjawab guru di dalam organisasi dan administrasi sekolah tempat kegiatan-kegiatan meliputi lebih dari khusus mengajar di kelas.

BAB II

Isi

1.Arti, fungsi dan Ruang Lingkup Tata Usaha Sekolah

Inti dari kegiatan-kegiatan tata usaha mencakup 6 pola perbuatan (fungsi), yaitu:

1. Menghimpun: yaitu kegiatan-kegiatan mencari data, mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada, sehingga siap untuk dipergunakan bilamana diperlukan.

2. Mencatat: yaitu kegiatan membubuhkan dengan pelbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan. Dalam perkembangan teknologi modern, maka dapat termasuk alat-alat perekam suara.

3. Mengolah: bermacam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna.

4. Menggandakan: yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat.

5. Mengirim: yaitu kegiatan menyampaikan dengan pelbagai cara dan alat dari satu pihak kepada pihak lain.

6. Menyimpan: yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat di tempat tertentu yang aman.

Sedangkan tata usaha menurut Pedoman Pelayanan Tata Usaha untuk Perguruan Tinggi sebagai berikut: Tata usaha ialah segenap kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi. Tata usaha merupakan salah satu usur administratif.

Selanjutnya kantor di mana tata usaha dilaksanakan kini tidak lagi dipandang sebagai tempat kerja tambahan saja dalam sesuatu badan usaha, melainkan telah merupakan bagian yang tidak terpisahkan dalam setiap organisasi yang ugin mencapai suatu tujuan. Jadi, pada pelaksanaan setiap pekerjaan operatif apa pun dan dalam sesuatu organisasi maupun tentu dilaksanakan tata usaha.

Dalam garis besarnya tata usaha mempunyai 3 pokok peranan sebagai berikut:

1. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif utuk mencapai tujuan dari sesuatu organisasi.

2. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi itu unuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

Mengenai peranan pokok yang pertama dari tata usaha ini Litlifield dan Peterson menegaskan sebagai berikut: pekerjaan kantor sama sekali tidak dapat dibandingkan dengan fungsi-fungsi produksi, penjualan, keuangan, teknik, pembelian, kepegawaian atau fungsi lainnya yang mungkin perlu dalam sesuatu organisasi tertentu.

Sebaliknya ini adalah suatu proses atau sekelompok proses yang dipergunakan guna melaksanakan salah satu dari fungsi-fungsi tersebut. Sumbanganya yang khas ialah menyediakan keterangan yang diperlukan dalam melakukan salah satu fungsi itu.

Selanjutnya tata usaha membantu pihak pimpinan sesuatu organisasi dalam membuat keputusan dan melakukan tindakan yan tepat. Pencatatan keterangan-keterangan itu selain untuk keperluan informasi juga bertalian dengan fungsi pertanggungjawaban dan fungsi control.

Akhirnya tata usaha juga menpunyai peranan melancarkan dan perkembangan suatu sekolah dalam keseluruhanya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen.

1.1. Ruang Lingkup

Pada hakikatnya, administrasi tata usaha adalah kegiatan melakukan pencatatan untuk segala sesuatu yang terjadi dalam sekolah untuk digunakan sebagai bahan keterangan bagi pimpinan.

Surat memegang peranan penting dalam organisai sekolah karena ternyata tidak hanya berfungsi sebagai alat tata usaha, melainkan juga berfungsi sebagai alat dan bukti komunikasi/informasi.

Berbbicara tentang surat, maka dapat kita tinjau melalui jenis surat:

1. Surat Dinas

2. Nota Dinas

3. Memorandum (memo)

4. Surat pengantar

5. Surat kawat

6. Surat edaran

7. Surat keputusan

8. Surat undangan

9. Surat Instruksi

10. Surat Tugas

11. Surat Pengumuman

Berikut ini berbagai macam bentuk uraian dari surat-surat dinas.

1. Surat dinas

Pada dasarnya membuat surat sama dengan mengarang karenanya maka semua ketentuan mngenai karangan dan komposisinya berlaku juga untuk surat.

Ketentuan-ketentuan itu antara lain:

a) Penggunaan Bahasa Indonesia yang baik dan benar harus dilakukan

b) Gaya bahasa dalam surat hendaknya sederhana, tegas dan menarik

c) Sejauh mungkin dikurangi penggunaan kata asing, kecuali yang memang belum ada pada namanya dalam Bahasa Indonesia

Susunan

Susunan surat dinas terdiri dari 3 bagian, yaitu:

a) Kepala surat

b) Isi surat

c) Kaki atau penutup surat

1) Kepala surat

a) Sesuai dengan instruksi Menteri Pendidikan da Kebudayaan No. 20/0/1976. Kepala surat untuk surat-surat yang dibuat oleh sekolah terdiri atas tiga baris yaitu:

Baris pertama: Tulisan “Departemen Pendidikan dan Kebudayaann” (ditulis dengan huruf besar semua)

Baris kedua: Tulisan “Sekolah diikuti dengan jenis dan tingkatanya”.

Baris ketiga: Alamat.

Kepala surat ini dapat dicetak pada blangko kertas surat paling atas. Di sebelah kiri diberi dengan symbol Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, yaitu yang bertuliskan “Tut Wuri Handayani”.

b) Nomor surat

Pembukaan tentang nomor surat itu dituangkan dalam insruksi Menteri Pndidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 7/0/1977 Tanggal 31 Maret 1977.

Nomor surat untuk sekolah terdiri dari:

1) Nomor urut surat

2) Nomor kode sekolah, yang terdiri atas: Nomor kode ksntor wilayah, kantor kabupaten atau kantor kecamatan. Nomor kode urut wilayah di mana sekolah itu bernaung. Kode urut sekolah, yang lebih jauh ditetapkan oleh kantor wilayah yang bersangkutan.

3) Kode perihal surat

4) Kode tahun

c) Sifat surat

Sifat surat dapat dibedakan menjadi:

- Surat Rahasia

- Surat Penting

- Surat Biasa

Surat rahasia: Dibedakan menjadi sangat rahasia dan rahasia. Sangat rahasia: dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang sangat erat hubunganya dengan keamanan Negara, yaitu apabila disiarkan secara tidak sah dan jatuh ke tangan yang tidak berkah, dapat membahayakan keamanan Negara.

Rahasia: Dipakai untuk dokumen, naskah dan surat yang apabila disiarkan secara tidak sah atau jatuh ke tangan yang tidak berhak dapat merugikan kepentingan martabat pejabat dan perguruan tinggi yang bersangkutan.

Surat penting: ialah surat yang isinya mengandung, mengikat, memerlukan tindak lanjut dan engandung informasi yang diperlukan dalam waktu lama.

Surat biasa: ialah surat yang informasinya tidak penting, tidak memerlukan tindak lanjut. Sifat surat dinyatakan dengan cap, diletakaan di tempat kosong di bagian atas isi surat.

d) Lampiran

Lampiran merupakan lembaran atau berkas yang diikutsertakan bersama surat dan untuk menunjukan jumlah macam, nama dari bahan yang disertakan atau mungkin juga permasalahan.

e) Hal

Hal adalah isi singkat yang mencerminkan inti surat keseluruhan secara ringkas dan jelas.

f) Alamat

Alamat adalah nama pihak atau instansi yang dituju pengirim surat. Pada kertas surat unsur-unsur alamat yang ditukis hanya pejabat, jabatan dan kota tempat pejabat instansi yang bersangkutan.

Pada amplop unsure-unsur tersebut dilengkapi dengan jalan, gang, nomor, gedung lantai berapa san sebagainya, dan yang terakhir kota dan provinsinya.

Kota dan provinsi pada amplop dibubuhkan dengan hruf besar semua. “Untuk perhatian” dipergunakan apabila masalahnya cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tersebut tanpa memerlukan penentuan kebijaksanaan langsung dari pimpinanya.

2) Isi surat

Isi surat terdiri dari:

(a) Pendahuluan, yaitu kalimat pembukaan isi surat dan ditulis secara singkat dan jelas.

(b) Isi pokok, yakni uraian dari inti surat.

3) Penutup surat

Bagian terakhir dari sebuah surat, yang biasanya juga disebut dengan istilah kaki surat. Ketentuan tentang cara penulisanya diatur sebagai berikut:

(a) Nama instansi dan nama jabatan pejabat penandatangan yang bersangkutan

(b) Nama terang penandatangan diketik dengan huruf besar tanpa diberi kurung buka dan kurung tutup dan tidak diberi gais bawah.

(d) Kata “Tembusan”, yakni tindasan dari surat asli, diketik dengan huruf besar semuanya dan tidak diberi garis bawah, kemudian diikuti dengan titik dua jika yang ditembusi lebih dari satu alamat.

(e) Sedang cap dinas dibubuhkan dengan menyingung sedikit pada tanda tangan

(f) Pengiriman tembusan surat dibatasi hanya kepada pejabat atau instansi yang benar-benar memerlukan dalam rangka penyelesaian permasalahan yang tercantum dalam surat tersebut

(g) Surat dinas yang terdiri dari satu halaman, lembaran pertamanya menggunakan kertas berkepala, halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala.

2. Nota dinas

Nota dinas merupakan salah satu ala komunikasi kedinasan antarpejabat atau unit organisasi di lingkungan (dalam-intern) departemen yang sifatnya meminta pejelasan dan keputusan.

Susunan

Susunan nota dinas terdiri dari tiga bagian:

- Kepala nota dinas

- Isi nota dinas

- Kaki nota dinas

a) Kepala nota dinas terdiri atas:

1) Kata “Nota Dinas”

2) Nomor

3) Kepada

4) Dari

5) Hal

6) Tanggal, bulan, dan than

b) Isi nota

Isi nota pada dasrnya sama dengan surat dinas hanya lebih singkat tetapi jelas.

c) Kaki nota terdiri dari:

1)Nama jabatan yang mengirim nota, disusul dengan tanda tanganya.

2)Nama terang (tidak perlu disusul dengan NIP)

3)Tembusan

3. Memorandum (memo)

Memorandum, merupakan salah satu alat komunikasi di lingkungan lembaga, yang sifat penyampainya tidak resmi, memo dapat ditulis tangan atau diketik.

4. Surat penganta

Surat pengantar adalah surat yang dipergunakan untuk mengantarkan sesuatu. Adapun bentuknya dapat berupa surat-surat biasa atau lembar formulir.

5. Surat edaran

Surat edaran merupakan pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat-pejabat tertentu tanpa memuat sesuatu kebijaksanaan poko, melainkan hanya memberikan penjelasan tentang atau petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan sesuatu peraturan atau perintah yang telah ada.

6. Surat undangan

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan dating pada waktu, tempat dan acara yang ditentukan.

2. Organisasi pengelolalaan surat menyurat

Dalam organisasi surat menyurat akan dikenal petugas, penghimpun, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah dan peñata arsip.

Prmbagian tugas penerima, penyortir, pencatat, pengarah, pengolah, dan piñata berkas secara umum dalam mengurus surat masuk diatur sebagai berikut:

a) Penerima, bertugas:

1) Menerima surat

2) Memeriksa jumlah dan alamat surat

3) Member paraf dan nama terang pada buku ekspedisi/lembar pengantar surat.

4) Meneliti tanda tangan kerahasiaan surat, kesesuaiaan isi surat serta kesahaan surat.

5) Meneruskan surat kepada penyortir.

b) Penyortir, bertugas:

1) Menerima surat masuk

2) Mengelempokan surat ke dalam kelompok surat dinas dan kelompok surat pribadi.

3) Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat

4) Meneliti lampiran surat

5) Membukukan tanda penerimaan pada setiap surat.

6) Menyampaikan surat yang telah terbuka atau yang masih tertutup kepada pencatat surat dengan melampirkan amplopnya.

c) Pencatat, bertugas:

1) Menerima, menghitung, dan mencatat surat yang telah diteliti

2) Mencatat surat tersebut pada pengantar surat, kartu kendali lembar pengantar surat rahasia.

3) Menyampaikan surat di atas setelah dilampiri lembar pengantar dan kartu kendali kepada pengarah.

d) Pengarah, bertugas:

1) Menerima, meneliti surat yang sudah dilampiri lembar pengantar atau kartu kendali, umtuk diarahkan dengan menunjukan siapa pengolah surat.

2) Menyampaikan surat di atas kepada pengolah, dengan melalui petugas tata usaha sekolah.

3) Menyampaikan arsip kartu kendali.

e) Pengolah, bertugas:

1) Menerima srat, membahas sendiri atau membahas dengan memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

2) Mengembalikan surat yang telah diolah kepada pengarah melalui petugas tata usaha yang ditempatkan padanya. Dalam pengambalian ini disertakan tindakan pengendalian surat dan lembar-lembar pengantarurat. Sedang surat rahasia hanya lembar pengantarnya saja sikembalikan.

f) Peñata arsip, bertugas:

1) Menerima surat dari pengarah yang telah diolah untuk disimpan pada almari berkas sesuai dengan system klasifikasi yang berlaku.

2) Menerima kartu kendali untuk disimpan pada tempatnya.

3) Mengirim kartu kendalilain kepada pengolah, sebagai bukti bahwa surat yang telah diolah, disimpan di bagian arsip.

3.Peranan Guru dalam Tata usaha sekolah.

Telah disebutkan bahwa tugas utama gruru yaitu mengelola proses belajar mengajar dalam syatu lingkungan tertentu, yaitu sekolah. Sekolah merupakan subsistem pendidikan nasional dan di samping sekolah, system pendidikan nasional itu juga mempunyai komponen, kmponen lainya. Guru harus juga memahami apa yang terjadi di lingkungan kerjanya.

Di sekolah guru berada dalam kegiatan administrasi sekolah, terutama ketata usahaan sekolah. Sekolah melaksanakan kegiatanya untuk menghasilkan lulusan yang jumlah serta mutunya telah ditetapkan. Dalam lingkup administrai atau ketata usahaan sekolah itu peranan guru amat penting. Dalam menetapkan kebijaksanaan dan melaksanakan proses perencanaan, pengorganisasiaan, pengarahan, pengkoordinasiaan, pembiayaan, dan penilaian kegiatan kurikulum, kesiswaan, sarana prasarana sekolah, personaalia sekolah, keuangan dan hubungan sekolah-masyarakat guru harus memberikan sumbangan baik tenaga maupun pikiran.

Administrasi sekolah terutama yang beraitan dengan ketata usahaan adalah pekerjaan yang bersifat kolaboratif, artinya pkerjaan yang didasarkan atas kerja sama, dan bukan bersifat individual. Oleh karena itu semua personel sekolah terutama guru harus ikut terlibat.

Di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 1992, pasal 20 disebutkan bahwa:”Tenaga kependidikan yang akan ditugaskan untuk bekerja sebagai pengelola satuan pendidikandan pengawas pada jenjang penfifikan dasar dan menengah, dipilih dari kalangan guru.” Ini berarti, bahwa selain perananya untuk menyikseskan kegiatan administrasi sekolah terutama dalam linglup tata usaha di sekolah, guru perlu secara sunggug-sungguh menimba pengalaman dalam administrasi sekolah terutama dalam hal tata usaa sekolah, jika karier yang ditempuhnya nanti adalah pengawas, kepala sekolah atau pengelola satuan pendidikan yang lain.

Masih banyak kesempatan lain yang mengharuskan guru ikut berperan atau terlibat dalan administrasi sekolah, terutama berkaitan dengan tata usaha sekolah, Beberapa di antaranya ialah:

1) Merencanakan penggunaan ruang-ruang di sekolah

2) Merumuskan kebijakan tentang pembagian tugas mengajar guru-guru

3) Menyelidiki buku-buku sumber bagi guru dan buku-buku pelajaran bagi murid-murid

4) Berperan dalam hal surat-menyurat di lingkungan sekolah

5) Berperan sebagai Penerima, Penyortir, Pencatat, Pengarah, Pengolah, Peñata arsip pada proses surat menyurat.

BAB III

Kesimpulan